Extracto bancario escaneado a hoja de cálculo: qué funciona y cómo comprobarlo

¿Tu extracto es un escaneo o un PDF con texto?

Dos PDF pueden verse igual en pantalla. Uno guarda letras. El otro guarda una foto de cada página. Haz al menos dos de estas pruebas, porque una sola puede engañarte.

El tamaño y las propiedades son solo pistas. Un escaneo en blanco y negro puede pesar poco, y esa línea puede estar vacía.

Poder seleccionar texto no lo resuelve. Un escáner o un programa de PDF puede aplicar OCR y esconder el texto reconocido detrás de la imagen. El archivo se ve igual que un escaneo normal, pero seleccionar y buscar funcionan. Ese texto es la lectura de una máquina, así que pega unas cifras en otro sitio y compáralas con la página.

Mira todas las páginas. Un PDF puede mezclar páginas con texto y páginas escaneadas, por ejemplo si alguien añade una hoja escaneada a un extracto con texto.

Otra prueba es una herramienta de PDF a texto. La de esta web muestra «No se encontró texto» cuando el PDF no tiene capa de texto.

Por qué una hoja de cálculo no puede leer un escaneo

Un PDF con texto guarda cada carácter y su posición. Copiar, buscar y la importación de PDF de una hoja de cálculo parten de esos caracteres guardados. Un escaneo guarda una imagen por página. El importe 1.250,00 es un dibujo de puntos oscuros, y el ordenador no sabe que es un número.

Por eso no hay nada que importar. Una respuesta del soporte de Microsoft de febrero de 2026 dice que la importación de PDF de Excel funciona mejor cuando los caracteres existen como texto seleccionable, y que con un PDF de imagen el resultado sale vacío. Añade que un informe impreso y luego escaneado o enviado por correo suele acabar como imagen, y aconseja conseguir la exportación original.

Para sacar números de una imagen, un programa tiene que aplicar OCR, reconocimiento óptico de caracteres. Mira las formas y adivina qué caracteres son. La palabra clave es adivina. Por eso esta guía trata sobre todo de comprobar.

Opción 1: vuelve a descargar el extracto

Los números los creó el sistema del banco, así que una descarga nueva es exacta de una manera en que un escaneo no puede serlo. Pruébalo antes que nada.

1. Entra en la banca online y abre la zona de extractos o documentos.
2. Descarga el PDF que ofrece el banco. No lo imprimas para escanearlo ni fotografíes la pantalla.
3. En la página de movimientos, busca un botón de exportar o descargar. Un archivo CSV es una tabla en texto plano que una hoja de cálculo abre directamente. Si tu programa de contabilidad importa otro tipo de archivo, elige ese.
4. Elige las fechas exactas que necesitas y haz la prueba de seleccionar texto con lo que descargaste.

Revisa lo que recibes. Una exportación de movimientos puede diferir del extracto en PDF: puede no traer el saldo inicial y el final, o usar otras fechas. Guarda el PDF para los saldos, porque los necesitas para la prueba del saldo de más abajo.

Si un CSV se abre en una sola columna ancha, usa la importación de texto de la hoja de cálculo y elige el separador que corresponda a tu configuración regional. Cuando tengas un PDF con texto, un conversor de escritorio que lea el texto del PDF y compruebe los saldos puede pasarlo a filas.

Opción 2: pídeselo al banco o al titular

La banca online puede no tener todo el historial, y los extractos en papel nunca estuvieron en línea. Entonces pide un archivo, no una copia.

• Llama, ve a la oficina o usa la mensajería segura del banco en vez del correo normal. Pide los extractos de tus fechas como PDF del sistema del banco, o un archivo de movimientos.
• Di que no quieres escaneos ni fotos.
• Pregunta si tiene coste y cuánto tarda.
• Si son extractos de un cliente, pídele que los descargue de su propia banca online y que te mande los archivos sin tocar.
• Pide pasar la cuenta a extractos electrónicos para que no vuelva a pasar.

Un mensaje que puedes copiar y adaptar:

Hola, necesito los extractos de la cuenta terminada en 1234, de enero a diciembre de 2025, como los PDF que genera vuestro sistema o como archivo CSV de movimientos. Por favor, no me enviéis escaneos ni fotos. ¿Tiene algún coste y cuándo podría recibirlos?

Opción 3: OCR y lo que hace mal

Si solo tienes el escaneo, el OCR es el camino. Los programas de PDF, las apps de escaneo, los programas de OCR y los conversores online hacen lo mismo: miran la imagen y escriben texto o una tabla. Ninguno es exacto. Incluso con imágenes nítidas, leer texto impreso sigue sin ser exacto al 100 %.

Los errores pequeños se acumulan en los números. Es aritmética, no la prueba de ningún producto: si una herramienta acierta 99 de cada 100 caracteres, un importe como 1.234,56 tiene ocho caracteres, así que unos 8 de cada 100 importes llevarían un fallo.

Qué falla en los extractos:

• Dígitos. Las formas parecidas pueden confundirse, como 3 y 8, 1 y 7, o 0 y O.
• Marcas decimales. Un punto o una coma es una marca diminuta. Si se pierde, 12,50 pasa a 1250. Si se intercambian, 1.250,00 pasa a 1,250.00, que muchas hojas de cálculo leen como texto. Cada país usa una marca distinta como decimal, así que ajusta la herramienta y la hoja al formato de número del extracto.
• Signos menos y paréntesis. Los pagos pueden ir con un menos, entre paréntesis o en su propia columna. Un menos fino puede desaparecer, y un pago pasa a ser un ingreso.
• Columnas. El OCR lee líneas de texto, y dónde acaba una columna y empieza la siguiente es otra conjetura. Los importes pueden irse a otra columna, una descripción de dos líneas puede convertirse en dos filas, y las cabeceras o las líneas de «saldo anterior» pueden aparecer como movimientos.

Mejor entrada, mejor salida. Escanea a 300 ppp o más, con la hoja plana y recta, sin bordes oscuros ni sombras del canto de la página. Una copia de una copia se lee peor que la página original. Si el resultado es malo, vuelve a escanear antes de empezar a corregir. Si una herramienta pide imágenes en vez de PDF, una herramienta de PDF a PNG puede convertir cada página en imagen, pero no añade detalle que el escaneo nunca tuvo.

Un conversor online recibe el extracto entero: tu nombre, tu número de cuenta y cada movimiento. Lee qué dice el servicio que conserva, y durante cuánto tiempo, antes de subirlo. Algunas herramientas marcan los caracteres de los que no están seguras. Revisa esos primero y luego haz las comprobaciones de abajo con todo.

Comprueba el resultado con la prueba del saldo

La prueba del saldo es tu red de seguridad. Un extracto es un conjunto cerrado de números: el saldo inicial más los ingresos menos los pagos tiene que dar el saldo final. Si tu hoja no coincide, algo se leyó mal, y lo sabes antes de que las cifras lleguen a tu contabilidad.

En este ejemplo inventado, un pago de 1.240,35 se leyó como 1.040,35. Los pagos de la hoja son 200,00 menos, así que el saldo final que calcula sale 200,00 de más. En una tarjeta de crédito, toma el saldo anterior, suma compras, comisiones e intereses, resta pagos y abonos, y compáralo con el saldo nuevo.

El tamaño de la diferencia te dice dónde mirar.

La regla del 9 es una pista antigua de los contables: si dos cifras intercambian su sitio, la diferencia se divide exactamente por 9. Por ejemplo, 72 y 27 se diferencian en 45, que es 5 veces 9. Es solo una pista, porque una de cada nueve diferencias la cumple por casualidad.

Si el extracto imprime el saldo después de cada fila, añade una columna de control. Con los importes en la columna C (los pagos en negativo) y el saldo impreso en la D, escribe esto en E3 y cópialo hacia abajo:

=D3-D2-C3

Cada fila debe dar 0,00. La primera que no lo da es donde empieza el problema.

Comprobaciones por filas, totales y lo que un cuadre no prueba

Un saldo que cuadra hace improbables los errores ocultos, no imposibles. Dos fallos pueden compensarse, y una fecha o una descripción equivocadas no cambian ningún total. Haz también esto:

1. Compara cinco filas con la imagen de la página: la primera, la última, el importe mayor, una con signo menos y otra elegida al azar. Compara fecha, descripción e importe carácter a carácter. Si una de las cinco está mal, revisa todas las filas.
2. Compara los totales. Si el extracto imprime el total de ingresos y el de pagos, o un total por página, suma las mismas columnas en tu hoja. Los totales por página acotan el fallo a una sola página.
3. Cuenta las filas de cada página y compáralas con el extracto. Las filas perdidas o duplicadas en los saltos de página son un fallo típico de la conversión.
4. Revisa las fechas. Deben ir en orden y caer dentro del periodo del extracto, con el día y el mes en su sitio. El saldo inicial de cada extracto debe ser igual al saldo final del anterior.
5. Busca números guardados como texto. Los importes que quedan pegados a la izquierda de la celda, o que la suma se salta, suelen llevar una letra suelta o la marca decimal equivocada.

Cuándo dejar de corregir

Corregir unas pocas filas a mano es normal. Si la prueba sigue fallando y sigues encontrando errores nuevos, el problema es el original: vuelve a escanear con mejores ajustes o regresa a las opciones 1 y 2.

Reescribir un extracto corto a mano también es una opción, pero los errores de tecleo son tan probables como los del OCR, así que haz las mismas comprobaciones. Si otra persona va a fiarse de las cifras, como un asesor o un prestamista, dale el archivo del propio banco o pregúntale qué acepta. Cuando las cifras pasan la prueba, el siguiente trabajo es cuadrarlas con tu contabilidad, y la plantilla de conciliación de abajo es una forma de hacerlo.

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Sobre Ledgerpour

Ledgerpour es nuestra app para Windows que convierte extractos bancarios y de tarjeta en PDF con texto a archivos CSV, XLSX, QBO o CAMT.053 y comprueba que los saldos cuadran antes de importar. No lee páginas escaneadas. Revisa los datos convertidos antes de usarlos en tu contabilidad. Todavía no está en Microsoft Store.

Fuentes

• Microsoft Q&A: Can't import PDF using Power Query (answer of 2026-02-25)
• PDF software maker's blog (2007): Is that PDF searchable?
• Open-source OCR project: improving the quality of the output
• Wikipedia: Optical character recognition (Accuracy, Pre-processing)
• Wikipedia: Transcription error (transposition and the rule of nine)
• Wikipedia: Decimal separator

Revisado el 2026-11-03.