Extracto bancario PDF en una hoja: todas las páginas, todos los meses

Antes de convertir

Prueba primero el PDF. Arrastra el ratón sobre una línea de movimiento. Si la línea se resalta, el archivo tiene texto y se puede leer. Si se resalta toda la página como un bloque, o no pasa nada, es una foto de la página. Copiar o importar a una hoja de cálculo no sirve con una foto. Hace falta OCR, que puede leer mal las cifras, así que los controles de abajo pesan más.

Después copia estos datos de cada extracto a una hoja de control: primera y última fecha del periodo, saldo inicial, saldo final y los totales impresos, como total de ingresos y total de gastos. Todos los controles posteriores comparan tu tabla con ellos.

Un extracto lleva tu número de cuenta y el nombre de todos a quienes pagaste. Antes de subir uno a una web, averigua adónde envía el archivo.

Pasar todas las páginas a filas

Hay tres caminos para PDF con texto.

• Copiar y pegar desde el visor de PDF. Sirve para una o dos páginas con diseño sencillo. Las columnas suelen quedar mezcladas en una sola.
• La importación de la propia hoja de cálculo. En las versiones de Excel que la tienen, Datos > Obtener datos > Desde un archivo > Desde PDF lee las tablas del archivo (los nombres exactos varían según la versión). La página de Microsoft sobre este conector dice que, por defecto, junta las tablas parecidas de páginas seguidas y que las filas partidas en varias líneas no siempre se detectan bien. Revisa el resultado antes de fiarte.
• Un conversor de escritorio lee el texto del PDF, pone todas las páginas en una tabla y hace la comprobación del saldo por ti. Los controles de esta guía siguen valiendo para lo que produzca.

Con doce archivos, dales primero las mismas columnas a todos. Excel puede leer una carpeta entera (en Obtener datos, la opción de carpeta, y luego Combinar) y apilar los archivos. Según Microsoft, funciona si los archivos son del mismo tipo y tienen las mismas columnas, así que una columna que solo aparece algunos meses lo rompe. También puedes unir los PDF por orden de mes e importar una vez, pero pierdes los límites entre archivos. En ambos casos, conserva tu hoja de control.

Borra las líneas que no son movimientos

Cada página repite texto que no debe quedar en la tabla. Si dejas una línea de saldo anterior, ese saldo se suma a tus totales como si fuera un ingreso.

Usa las líneas de suma y sigue antes de borrarlas. Si el extracto imprime el saldo en cada fila, el saldo de la última fila de una página debe ser igual a la cifra que se arrastra, y la página siguiente debe partir de la misma cifra. Si no coinciden, se perdió una fila en el salto de página.

Une las descripciones partidas

Una descripción larga ocupa dos o tres líneas. Las líneas extra no tienen fecha ni importe, así que llegan como filas con texto solo en la columna de descripción. Un movimiento debe ser una fila.

1. Filtra la columna de fecha por celdas en blanco.
2. Mueve el texto de cada fila que queda al final de la descripción de la fila de arriba, con un espacio.
3. Borra las filas vacías y quita el filtro.

Un salto de página puede partir un movimiento en dos: la primera línea cierra la página 1 y el resto abre la página 2, tras las cabeceras. Borra primero las cabeceras y después une. La página de Microsoft sugiere agrupar y combinar filas contiguas para este problema. Prueba: el número de fechas debe ser igual al número de importes (fórmulas al final).

Una sola columna de importe con signo

Los extractos muestran el dinero de varias formas. Pásalas todas a una columna Importe: salidas negativas, entradas positivas.

No te fíes de los nombres de las columnas. Prueba el sentido con dos líneas que recuerdes: un cobro que recibiste debe ser positivo y una compra que hiciste, negativa.

El extracto de tarjeta de ejemplo de la Oficina de Protección Financiera del Consumidor de EE. UU. muestra el patrón: saldo anterior 482,42, pagos y abonos -350,42, compras 1.258,56, adelantos, transferencias y comisiones 0, intereses 2,15, saldo nuevo 1.392,71. Las compras suben lo que debes y los pagos lo bajan, así que allí los pagos son negativos. Otros emisores lo hacen al revés, así que prueba con un pago que recuerdes. Esa suma sirve también de control de cierre en una tarjeta.

Un pago de tarjeta sale dos veces: como salida en la cuenta y como pago en la tarjeta. En una tabla unida, tras cambiar el signo, se anulan entre sí. Si analizas gastos, deja fuera las líneas de pago o contarás el gasto dos veces.

Fechas sin año

Muchos extractos imprimen 16 dic o 16/12 en cada fila y ponen el año una sola vez, en la cabecera. La hoja de cálculo rellena el hueco adivinando: Microsoft documenta que su función de conversión de fechas (DATEVALUE en inglés) usa el año actual del reloj del equipo cuando falta el año. Un extracto de diciembre de 2025 convertido en 2026 puede acabar en diciembre de 2026.

• Toma el año del periodo impreso en el extracto, no del reloj.
• Si el periodo cruza el Año Nuevo, por ejemplo del 15 dic al 14 ene, las filas de diciembre llevan el primer año y las de enero, el siguiente.
• 03/04 puede ser 3 de abril o 4 de marzo. Busca una fecha con día mayor que 12, como 25/03, y usa ese orden en todo el extracto.
• Si hay dos columnas de fecha, como fecha de operación y fecha valor, quédate con una para todas las filas.
• Escribe la fecha final como año-mes-día, 2025-12-16. Ordena bien incluso como texto y no se puede leer de dos maneras.

Control: la primera y la última fecha de cada extracto deben caer dentro del periodo impreso. Una fecha que salta hacia atrás varios meses indica un año equivocado.

Ejemplo: dos páginas, una tabla limpia

Solo un ejemplo, con filas inventadas. Un extracto del 15 dic 2025 al 14 ene 2026, saldo inicial 1.250,00. Así llegan las filas tras copiar:

Tras limpiar quedan cuatro filas. El año sale del periodo, las líneas de suma y sigue han desaparecido y la línea de continuación se unió a la de la gasolinera:

Control: 1.250,00 - 64,20 - 112,00 + 850,00 - 48,90 = 1.874,90, el saldo final impreso. La cifra que sigue de la página 1 y la que viene de la página 2 son 1.073,80 las dos, así que nada se perdió en el salto.

Une los meses y quita los duplicados de verdad

1. Nombra los archivos 2025-01, 2025-02 y así. Con nombres de mes se ordenan como abril, agosto, diciembre, enero.
2. Antes de apilar, añade una columna Origen (el nombre del archivo) y una columna Fila (el orden original). Las filas del mismo día vienen en un orden que una ordenación por fecha puede revolver, y el saldo corrido solo cuadra en ese orden.
3. Apila los extractos por orden de mes bajo una sola fila de títulos. Ordena por Origen y luego por Fila.

Los extractos mensuales que corta el banco no se solapan, así que un juego limpio no tiene duplicados. Aparecen cuando el mismo archivo entra dos veces, cuando los rangos de fechas que elegiste tú se solapan un día (del 1 al 31 de enero y del 31 de enero al 28 de febrero) o cuando una línea de saldo anterior se queda como si fuera un movimiento.

No uses la herramienta de quitar duplicados solo con fecha e importe. Según Microsoft, compara lo que se ve en las celdas y borra los duplicados de forma permanente, así que dos compras reales de 4,50 el mismo día perderían una. Copia la hoja antes y corrige según la causa:

• Mismo archivo dos veces: dos valores de Origen con el mismo número de filas y el mismo total. Borra uno entero.
• Rango solapado: compara el día repetido en los dos archivos y bórralo del posterior.
• Hay columna de saldo: inclúyela en la comparación. Una copia de verdad repite fecha, importe y saldo. Dos compras distintas tienen saldos distintos.

Controles que prueban que no se perdió nada

Hazlos en este orden. Cada uno lleva un minuto.

Un extracto:  =REDONDEAR(inicial+SUMAR.SI(B:B;"2025-01";E:E)-final;2)
Cada fila:    =REDONDEAR(F2+E3-F3;2)
Recuentos:    =CONTAR(A2:A400)   y   =CONTAR(E2:E400)

Aquí Origen está en la columna B, Importe en la E y Saldo en la F. Redondea a 2 decimales, o aparecen restos diminutos en vez de 0. CONTAR cuenta números y fechas reales y salta el texto, así que un recuento bajo apunta a importes guardados como texto.

Solo un ejemplo, con cifras inventadas. Cada extracto cuadra solo, pero la cadena se rompe:

Marzo cuadra solo, pero empieza 135,50 por encima de donde cerró febrero. Falta algo entre los dos: un extracto, o el archivo de marzo es de otra cuenta.

Estos controles prueban que la tabla coincide con el PDF en total. No ven una descripción equivocada ni una categoría equivocada, y los controles de totales no detectan dos errores que se compensan, como una fila perdida de 50,00 y otra duplicada de 50,00 (el control fila a fila sí detecta ese par). Si el extracto no imprime saldo por fila y uno falla, cuenta las líneas de cada página del PDF y compáralas con tus filas de esa página. Una persona tiene que leer las filas, y tu gestor o contable decide cómo registrarlas.

Preguntas

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Más guías

Sobre Ledgerpour

Ledgerpour es nuestra app para Windows que convierte extractos bancarios y de tarjeta en PDF con texto a archivos CSV, XLSX, QBO o CAMT.053 y comprueba que los saldos cuadran antes de importar. No lee páginas escaneadas. Revisa los datos convertidos antes de usarlos en tu contabilidad. Todavía no está en Microsoft Store.

Fuentes

• Microsoft Learn: Power Query PDF connector
• Microsoft Learn: Combine files overview (Power Query)
• Microsoft Support: DATEVALUE function
• Microsoft Support: Filter for unique values or remove duplicate values
• Microsoft Support: COUNT function
• US Consumer Financial Protection Bureau: Understanding credit card statements (sample statement)

Revisado el 2026-11-03.